Für die meisten Menschen klingt schon das Wort Verwaltung grau, langweilig und überflüssig. Tatsächlich übernehmen Verwaltungsbeschäftigte in vielen Unternehmen aber besonders zentrale Aufgaben, sodass eigentlich kein Weg daran vorbeiführt, sich damit auseinanderzusetzen. Ein hoher Aufwand bei der Verwaltung kann ein Unternehmen ausbremsen, einen Gründer zum Verzweifeln bringen und das ganze Vorhaben zum Scheitern verurteilen. Es ist deshalb wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, mit denen alles seinen geregelten Gang geht. Einige Tipps gibt es hier.
Digitale Mittel und Wege nutzen
Zu sagen, dass die Entwicklung von digitalen Mitteln und Wegen eine Revolution für die Verwaltung darstellt, ist keine Untertreibung. Der wichtigste Tipp, um Verwaltungsmitarbeiter zu entlasten und den Aufwand zu senken, ist es tatsächlich, auf digitale Lösungen zu setzen. Wer sich mit Papierkram herumärgern muss, braucht schlicht und einfach mehr Zeit als jemand, der Daten mit nur wenigen Klicks dahin übermitteln kann, wo sie hinmüssen. Das ist allerdings erst möglich, wenn herausgefunden wurde, was überhaupt die Bedarfe sind. Ein Lohnbüro online zu beauftragen, kann dabei helfen, Gehaltsabrechnungen und ähnliche Belange direkt vom Tisch zu nehmen. Ein solcher Ansatz kombiniert gleich zwei wichtige Strategien, um den Verwaltungsaufwand im Unternehmen zu senken. Die eine Seite ist, wie eben bereits erwähnt, die Nutzung einer digitalen Lösung. Andererseits kommt hier auch Outsourcing ins Spiel. Das bedeutet, dass Aufgaben aus dem eigenen Unternehmen an Dritte abgegeben werden, wie beispielsweise an einen spezialisierten und kompetenten Dienstleister. Dabei sollte immer bedacht werden, dass Kosten und Nutzen in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen müssen. Außerdem sollte sich das Ganze in einem normalen Maß bewegen. Es ist vernünftig, langwierige und schwierige Aufgaben abzugeben, die den eigenen Rahmen sprengen würden. Das heißt aber keinesfalls, dass dies die Lösung für alle Probleme im Betrieb sein kann.
Auch Minuten zählen
Viele Probleme in der Verwaltung lassen sich schon dadurch deutlich verbessern, das Zeitmanagement unter die Lupe zu nehmen. Ein paar Minuten pro Tag, die in eine Aufgabe investiert werden, zählen und sparen am Ende vielleicht sogar eine ganze Menge Zeit. Es kann sich lohnen, zu analysieren, welche Phasen im Unternehmen besonders aufwendig sind und Arbeitskräfte sowie Zeit binden. Sind diese erst einmal identifiziert, ist es ein leichtes, vorauszuplanen und beispielsweise im Kalender frühzeitig die Wochen zu blocken, die für den Jahresabschluss benötigt werden. Leider bedeutet ein gutes Zeitmanagement nicht unbedingt einen geringeren Aufwand, wohl aber ein strukturierteres Vorgehen mit besseren Ergebnissen. Für das Outsourcing und für digitale Lösungen ist besonders wichtig, die richtigen Angebote zu finden.
